Conseil et études préalables

Cette phase permet de mettre en place l’organisation du projet et sa planification quelqu’en soit sa complexité. SGHA CONSEIL propose une offre flexible, en fonction des souhaits du client et de ses ressources internes mobilisables sur le projet.

Un point de vigilance très particulier est consacré aux transferts informatiques avec un management du risque, une expertise large couvrant tous les aspects techniques et une continuité indispensable.

1) Inventaires et données, gestion de projet :

Mise en place des procédures, mode de fonctionnement, outils de gestion du projet.

  • Validation des inventaires (mobiliers, équipements IT, dossiers et archives),
  • Estimation des volumétries et identification des lots,
  • Analyses des contraintes logistiques et de sûreté des immeubles de départ et d’arrivée,
  • Prise en compte des contraintes et spécificités métier liées aux équipes du client,
  • Mise en place des instances du projet et élaboration des tableaux de suivi.

2) Elaboration du phasage du transfert :

Elaboration du phasage du transfert en fonction des volumétries concernées, des typologies de matériels à transférer et des contraintes et impératifs des clients et de ses locaux.

  • Prise en compte de phases anticipées de préparation du transfert (ex. opérations de cleaning-day, de tri et d’archivage),
  • Consolidation des hypothèses avec tous les intervenants,
  • Elaboration du planning détaillé du phasage du transfert.
Analyse des flux de transfert

3) Elaboration du CCTP et sélection du prestataire :

Formalisation des besoins et sélection de l’entreprise de déménagement.

  • Rédaction du CCTP (Cahier des clauses techniques particulières) en vue des consultations pour l’Appel d’Offres,
  • Sélection des entreprises soumissionnaires en fonction des besoins du projet,
  • Organisation des visites techniques des entreprises soumissionnaires,
  • Analyse des réponses et élaboration de tableaux d’aide à la décision,
  • Choix du prestataire.

4) Elaboration de la planification des actions :

Planification d’exécution chronologique et détaillée des opérations, calquée sur le planning général, avec affectation des ressources du prestataire retenu pour chaque action.

  • Préparation des transferts (repérage, étiquetage, fléchage, emballage),
  • Exécution des transferts et SAV post-déménagement,
  • Vidage des bâtiments de départ.
  • Réaménagement des espaces de travail.

Préparation et organisation des transferts

Cette phase permet la mise en œuvre des actions opérationnelles en vue de faciliter les opérations de transfert : plan de communication et réunions de correspondants transfert, plan de gestion des flux de transfert et définition des règles d’étiquetage et d’emballage et du suivi de leur exécution, gestion des spécificités et des cleaning-day.

1) Assistance à la communication du déménagement :

SGHA CONSEIL s’appuie sur une méthodologie et une bibliothèque de notes de service et de point d’avancement déjà élaborés, à enrichir en fonction de chaque projet.

  • Notes de service à destination de l’ensemble des collaborateurs,
  • «  Guide du Cleaning-Day » et « Guide du déménagement »,
  • Elaboration et animation de réunions d’information,
  • Reporting régulier aux porteurs du projet.

2) Plan de gestion des flux de transfert :

  • Planification des flux en fonction de l’identification des cheminements,
  • Définition des principes de repérage pour le reclassement des dossiers,
  • Définition du principe d’étiquetage (postes de travail ,équipements IT, cartons d’effets personnels, mobiliers collectifs),
  • Affichage et fléchage des sites d’arrivée.

3) Gestion des spécificités et des cleaning-day :

  • Gestion des spécificités par services (coffres-forts, reprographie, aménagements spécifiques),
  • Identification et mise en place d’opérations de transfert anticipées (archives, stocks),
  • Mise en place de procédures d’archivage externalisées et/ou de destruction d’archives et choix des prestataires,
  • Mise en place d’opérations de tri et de Cleaning-Day avec l’ensemble du personnel.

Pilotage et suivi d’exécution des transferts

Pilotage opérationnel, suivi d’exécution et contrôle des transferts dans les locaux d’arrivée en parfaite collaboration avec les équipes des clients et les prestataires spécialisés.

1) Mise en place de la cellule « Transfert » :

  • Assurer une coordination téléphonique aux équipes transfert,
  • Assurer la coordination et la co-activité des différents intervenants,
  • Suivi des incidents et des actions correctives.

2) Préparation des locaux de départ et d’arrivée :

  • Mise en place des protections dans les locaux départ et arrivée,
  • Fléchage et affichage des plans d’implantation.

3) OPC Mobilier (En option) :

SGHA CONSEIL intervient également en pilotage de l’OPC Mobilier :

  • Organisation : Interface avec le prestataire mobilier retenu, intégration des interventions au planning général, organisation du SAV,
  • Suivi d’exécution : validation des livraisons et suivi des interventions, coordination avec les sous-traitants techniques, gestion des aléas, reporting,
  • SAV et réception : réception, suivi des équipes SAV, levées des réserves.

4) Suivi d’exécution des transferts informatiques :

  • Coordination de l’arrêt des systèmes (DSI et ses prestataires),
  • Arrêt des postes clients, imprimantes, autres périphériques et déconnexion,
  • Conditionnement des matériels selon leurs spécificités (cartons informatiques, flight-cases pour  serveurs, housses pour écrans, pochettes pour connectique),
  • Transfert et mise en place (déballage) suivant les plans d’implantation,
  • Reconnexion, tests et redémarrage par la DSI et les prestataires informatiques.
Mise en place de la cellule transfert

5) Contrôle de l’organisation des équipes de déménagement :

  • Vérification de l’organisation des équipes de déménageurs,
  • Suivi d’exécution des transferts par typologie (mobilier, matériels, dossiers,…) et par matériels spécifiques (reprographie, bibliothèque, fonds documentaires, matériels lourds),
  • Suivi d’exécution des transferts des machines louées par les prestataires spécialisés,
  • Suivi de l’évacuation des emballages et des protections des locaux,
  • Suivi de l’intervention des équipes de ménage,
  • Mise en place et déballage par bureaux, plateaux, étages, bâtiments,
  • Suivi de la qualité du déménagement et du planning des opérations.

6) Assistance à l’installation dans les nouveaux locaux :

Mise en place d’une cellule “SAV-Transfert” pour faciliter l’installation des collaborateurs.

  • Mise en place de la cellule et de la hotline “SAV Transfert”,
  • Identification et résolution immédiate des incidents,
  • Evacuation des emballages des effets personnels.
Elaboration du catalogue de vente
Stockage pour enlèvement par brooker

Libération des locaux de départ, revalorisation du mobilier, vidage et curage

SGHA CONSEIL organise et coordonne toutes les opérations liées à la libération des locaux de départ, en parfaite conformité avec les règlementations en vigueur et avec une préoccupation environnementale et sociétale reconnue, en fonction des attentes et contraintes des occupants et des bailleurs pour la préparation de l’état des lieux de sortie.

1) Revalorisation du mobilier (revente, recyclage, don) :

Elaboration de solutions « clés en mains » qui permettent l’optimisation du mobilier en fin de vie et le réemploi d’environ 30 % du mobilier.

  • Réalisation ou validation d’inventaires,
  • Réalisation de diagnostics après analyse des besoins, étude des volumes, de l’état du mobilier et des accès aux bâtiments,
  • Dimensionnement des équipes, planification et phasage,
  • Réalisation d’un catalogue de vente avec chiffrage,
  • Organisation de la revente des lots de mobilier et de leur évacuation,
  • Recyclage en partenariat avec Valvédia, éco-organisme à but non lucratif agréé par le Ministère de la Transition écologique et solidaire,
  • Dons, à la demande, aux associations choisies par le client.

2) Vidage et curage des bâtiments :

Mise en place d’une large gamme de services additionnels, après identification avec les occupants et le bailleur.

  • Retrait de faux planchers et de systèmes de climatisation,
  • Démontage d’installations (DEEE) informatiques, audios et vidéo (décablâge, baies de brassage, bornes WiFi, écrans vidéo),
  • Ramassage de déchets classiques (papier, classeurs, dossiers, cartons,…),
  • Evacuation de matériels spécifiques et volumineux : cuisines industrielles, coffres-forts, rayonnages fixes ou mobiles,…,
  • Organisation et suivi du démontage et de l’évacuation des équipements par les prestataires spécialisés.

3) Traçabilité :

  • Communication d’un bilan détaillé,
  • Documents de suivi de traçabilité du mobilier, revendu, recyclé ou donné,
  • Communication des certificats de traçabilité des déchets recyclés.

4) Objectifs environnementaux et Economie Sociale et Solidaire (ESS) :

  • Mise en place d’une démarche éco-responsable grâce à l’optimisation du mobilier en fin de cycle et grâce à la gestion des déchets et le recyclage matière pour réduire l’impact sur l’environnement et promouvoir la préoccupation écologique du client,
  • Insertion sociale et solidaire par l’intégration de personnes en situation de handicap ou en insertion professionnelle avec récupération « d’Unités bénéficiaires » dans le cadre des paiements de contribution à la taxe AGEFIPH,
  • Dons aux associations et Upcycling par le biais d’associations,
  • Communication sur les bénéfices de cette démarche éco-responsable pour le rapport de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE).